Layanan Izin Cuti Online di Pemerintah Kota Yogyakarta

Proyek perubahan dengan judul sebagaimana tersebut di atas, dilatarbelakngi oleh kenyataan penangan dan pemahaman pegawai terhadap izin cuti di Pemerintah Kota Yogyakarta belum efektif, dan keinginan untuk memperbaiki proses pemberian izin cuti bagi Pegawai Negeri Sipil di Pemerintah Kota Yogyakarta dengan menyediakan sisitem informasi cuti dalam bentuk layanan cuti online sehingga proses pengajuan dan persetujuan izin cuti dapat dilaksanakan secara online dengan memanfaatkan jaringan intranet yang telah tersedia.

Pemberian izin cuti bagi Pegawai Negeri Sipil merupakan amanat dari Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1974 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil, Surat Edaran Badan Kepegawaian Negera Nomor 01/SE/1977 tentang Permintaaan dan pemberian cuti Pegawai Negeri Sipil, dan Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 53 Tahun 2001 tentang Pendelegasian wewenang pemberian cuti Pegawai Negeri Sipil. Setiap Pegawai Negeri Sipil berhak akan cuti. Tujuan pemberian cuti adalah dalam rangka usaha untuk menjamin kesegaran jasmani dan rokhani Pegawai Negeri Sipil.

Inovasi proyek perubahan ini adalah layanan ijin cuti online di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta dengan memanfaatkan teknologi informasi di Pemerintah Kota Yogyakarta. Kegiatan yang akan dilakukan adalah menyiapkan sebuah sistem aplikasi yang dapat memberikan layanan tentang ijin cuti secara online kepada pegawai dan penjelasan tentang ijin cuti berserta contoh kasusnya.

Manfaat proyek perubahan ini untuk meningkatkan pelayanan administrasi ijin cuti bagi seluruh pegawai dan stakeholder, sehingga memberikan kemudahan bagi pegawai untuk pengurusan ijin cuti, tersedianya informasi tentang cuti, dan data ijin cuti dapat dikelola sebagai sebuah database.

Adapun milestone dalam proyek perubahan tersebut terdiri dari:

1. Milestone 1     :    Koordinasi area perubahan
2. Milestone 2    :    Pembentukan Tim Kerja Proyek Perubahan.
3. Milestone 3 :    Pembuatan model Layanan Ijin Cuti Online bagi Pegawai Pemerintah Kota Yogyakarta.
4. Milestone 4   :    Melakukan Analisi Sistem terhadap Layanan Ijin Cuti Online bagi Pegawai Pemerintah Kota Yogyakarta.
5. Milestone 5 :    Pembuatan sistem aplikasi Layanan Ijin Cuti Online berbasis jaringan intranet.
6. Milestone 6 :    Pelaksanaan sistem aplikasi Layanan Ijin Cuti Online bagi Pegawai Pemerintah Kota Yogyakarta.
7. Milestone 7 :    Pengadaan sarana dan prasarana (Komputer dan Jaringan Intranet) untuk Layanan Ijin Cuti Online.
8. Milestone 8  :    Evaluasi dan Pelaporan

KESIMPULAN

1. Kegiatan merancang Proyek Perubahan pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta didasarkan pada upaka untuk memberikan kemudahan dalam proses pemberian izin cuti bagi pegawai di Pemerintah Kota Yogyakarta dan tersedianya data cuti pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
2. Dengan terlaksananya seluruh kegiatan pada pentahapan utama sebagaimana telah ditetapkan pada Proyek Perubahan, seperti terlaksananya koordinasi dengan stakeholders baik internal maupun internal, tersusunya Surat Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta tentang Tim Penyusunan Program Aplikasi Layanan Izin Cuti Online di Pemerintah Kota Yogyakrta, terselenggaranya uji coba penggunaan Program Aplikasi Layanan Izin Cuti Online di Pemerintah Kota Yogyakrta pada Badan Kepegawaian Daerah dan Bagian Teknologi Informasi dan Telematika Setda Kota Yogyakarta dengan menggunakan jaringan intranet, maka tujuan jangka pendek yang telah ditetapkan dapat tercapai.
3. Dengan adanya Program Aplikasi Layanan Izin Cuti Online di Pemerintah Kota Yogyakrta ini, maka perlu adanya kegiatan yan berkelanjutan agar layanan izin cuti secara online bagi pegawai di Pemerintah Kota Yogyakarta di tahun-tahun yang akan datang dapat lebih sempurna dan memberikan kemudahan bagi semua pegawai baik pegawai yang akan mengambil cuti, pengelola, atasan langsung, maupun pejabat yang berhak memberi cuti

SARAN

1. Perlu sosialisasi penggunaan Layanan Ijin Cuti Online di Pemerintah Kota Yogyakarta  kepada seluruh pegawai di masing-masing SKPD sehingga masing-masing pegawai memahami cara penggunaannya dan mamfaat untuk memberikan kemudahan dan keakuratan pemberian izin cuti dapat tercapai.
2. Atasan Langsung dan Pejabat yang berhak memberi izin cuti harus memhami tugas dan tanggungjawabnya dalam program aplikasi Layanan Ijin Cuti Online di Pemerintah Kota Yogyakarta, sehingga ketepatan dan kecepatan dalam proses pemberian izin cuti benar-benar dapat terwujud.
3. Petugas Penatausahaan Kepegawaian di masing-masing tetap harus bertugas dalam pendampingan dan memastikan proses Layanan Ijin Cuti Online di Pemerintah Kota Yogyakarta dapat dilaksanakan sesuai ketentuan.
4. Kepada Sub Bidang Administrasi dan Kesejahteraan Pegawai: Dengan ke tersediaan data izin cuti pegawai hendaknya pengelolaan data izin cuti dapat dilakuan lebih baik lagi, sehingga informasi terhadap izin cuti dapat disajikan lebih akurat dan up to date. Disamping itu, perlu dilakukan upaya penyempurnaan atas capaian proyek perubahan yang ada saat ini guna mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan, baik tujuan jangkapendeks maupun jangka panjang sebagaimana tercantum dalam proyek perubahan.