Kamis, 23 November 2017 16:23

Sistem Informasi dan Manajemen Pelayanan Pegawai On-line

Salah satu judul proyek perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan IV Tahun 2017 yaitu Bapak Sumarno, S.Pd, MM dari Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kabupaten Gunungkidul.

Sebagian unsur pelayanan yang bisa menjadi tolok ukur kepuasan pelanggan adalah pelayanan yang cepat, mudah, dan hemat. Proyek Perubahan dengan judul “SIMPO DIKPORA GUNUNGKIDUL” ini dirancang dengan konsep inovasi pelayanan pegawai yang cepat, mudah, dan murah untuk para pegawai (guru, kepala sekolah, pengawas, laboran, dan pustakawan) SMP di Lingkungan Seksi PTK SMP, Bidang Pembinaan Ketenagaan, Dinas Dikpora Kabupaten Gunungkidul. Proyek Perubahan ini berupa proses dan mekanisme pelayanan pegawai yang memanfaatkan media teknologi komunikasi dan informatika modern yakni Web-blog, Email, dan WhatsApp (WA), yang dikelola secara sistematis.

Dengan sistem ini proses dan mekanisme pelayanan pegawai akan berjalan cepat, karena  teknologi dari ketiga media tersebut memiliki karakteristik dan sifat operasional yang cepat. Dengan menggunakan ketiga media tersebut maka aktifitas pelayanan pegawai, baik bagi pegawai yang melayani maupun yang dilayani akan lebih mudah, karena ketiga media tersebut bisa dioperasionalkan kapan saja dan di mana saja. Bahkan dengan adanya teknologi Android maka pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi perkantoran dapat dilakukan dengan “gadget” kapan saja dan di mana saja.

Model pelayanan pegawai dengan sistem ini juga sangat menghemat waktu, tenaga, beaya. Hemat waktu bisa dicontohkan dengan, misalnya, pengiriman berkas kepegawaian berupa soft-file dari sekolah ke kantor dinas akan sangat cepat bila dikirim lewat email, sehingga menghemat waktu. Hemat tenaga bisa dijelaskan bahwa pengiriman berkas lewat email akan sangat ringan, tadak harus datang langsung, sehingga hemat tenaga. Hemat beaya juga bisa digambarkan bahwa dengan ketiga media tersebut maka pengiriman berkas kepegawaian akan menjadi hemat beaya (murah).

Untuk mewujudkan kondisi yang diharapakan tersebut dilakukan inovasi dengan pentahapan milestone sebagai berikut.

Jangka Pendek:
A.  Milestone 1.
Persiapan, yang meliputi kegiatan Konsultasi dengan pembimbing (coach), Menyiapkan instrumen konsultasi dan koordinasi, Rakor Pembentukan Tim, Konsultasi dengan Kabid (mentor), Konsultasi dengan Kadinas, Konsultasi dengan Sekdin, Koordinasi dengan stakeholder sejawat, Konsultasi dengan Inspektorat Daerah, Konsultasi dengan Dinas Kominfo, Konsultasi dengan BKPPD.


B.  Milestone 2.
Pembuatan media sistem on-line, dengan kegiatan-kegiatan Membuat web-blog SIMPO, Membuat email SIMPO, dan Membuat group WA SIMPO.

C.  Milestone 3.
Penyusunan SOP Pendataan dan Pelaporan Pegawai, yang kegiatannya meliputi Penyusunan draft SOP, Rakor Tim Pembahasan SOP, dan Koordinasi dengan  mentor tentang SOP hasil rakor Tim.
D. Milestone 4.
Pelatihan teknis ope-rasional sistem on-line untuk Staf , dengan kegiatan meliputi Melatih mengunggah file ke web-blog SIMPO, Melatih mengunduh file dari email SIMPO, dan Melatih menata file unduhan secara off-line.

E. Milestone 5.
Pelaksanaan ujicoba sistem on-line, yang mencakup 2 kegiatan yaitu Ujicoba mengunggah file ke web-blog SIMPO dan Ujicoba mengirim dan mengunduh file di email SIMPO.

F. Milestone 6.
Sosialisasi tentang Pelayanan Pegawai secara on-line, yang kegiatannya adalah Sosialisasi kepada kepala SMP melalui Group WA dan Blog SIMPO, Sosialisasi kepada pengawas SMP melalui Group WA dan Blog SIMPO, Sosialisasi kepada Ketua-ketua MGMP SMP melalui Group WA dan Blog SIMPO, serta Launching SIMPO DIKPORA GUNUNGKIDUL.

G. Milestone 7.
Pelaksanaan pelayanan pegawai secara on-line untuk pendataan guru mapel, dengan kegiatan Mengunggah surat tentang pendataan guru mapel ke web-blog SIMPO, Menginformasikan adanya surat tentang pendataan guru mapel di group WA SIMPO, dan Mengunduh kiriman file data guru mapel dari email SIMPO.

H. Milestone 8.
Pelaksanaan pelayanan pegawai secara on-line untuk Laporan Keadaan Pegawai, dengan kegiatan Mengunggah surat tentang Laporan Keadaan Pegawai ke web-blog SIMPO, Menginformasikan adanya surat tentang Laporan Keadaan Pegawai di group WA SIMPO, dan Mengunduh kiriman file laporan  keadaan pegawai dari email SIMPO.

I.  Milestone 9.
Monitoring dan Evaluasi (Monev) dan Pelaporan, yang kegiatannya adalah Monitoring dan Evaluasi ( Monev) dan Menyusun Buku Laporan Implementasi Proyek Perubahan.

Jangka Menengah:
A.    Penyusunan SOP Rekomendasi Tugas Guru (RTG), Pemberkasan Tunjangan Profesi Guru (TPG), dan Usul Penetapan Angka Kredit (PAK).
B.    Sosialisasi tentang  SOP RTG, Pemberkasan TPG,dan Usul PAK.
C.    Pelaksanaan Pelayanan pegawai secara On-line untuk RTG, Pemberkasan TPG,dan Usul PAK.

Jangka Panjang:
A.    Pembuatan rancang bangun (arsitektur) website.
B.    Pengadaan server sesuai spesifikasi yang diperlukan.
C.    Pembuatan aplikasi website.
D.    Pelaksanaan ujicoba sistem pelayanan pegawai berbasis website.
E.    Sosialisasi pelayanan pegawai berbasis website.
F.    Pelaksanaan Pelayanan Pegawai (Pendataan, Pelaporan, RTG, Pemberkasan TPG, dan Usul PAK) Berbasis Website.

Pada pentahapan jangka pendek semua kegiatan telah berjalan sesuai dengan rencana dan setelah melalui perencanaan yang matang, implementasi jangka pendek yang baik, dan evaluasi yang cukup maka “SIMPO DIKPORA GUNUNGKIDUL” dapat disimpulkan sebagai Proyek Perubahan yang baik dan layak dilanjutkan dan dikembangkan pada pentahapan jangka menengah da jangka panjang.

Telah dibaca 1604 kali

Tuliskan komentar/pertanyaan

Silahkan isikan komentar dan/atau pertanyaan Anda disini

Terbaru

4629728
Hari Ini
Kemarin
Bulan Ini
Bulan Lalu
0
35728
2439

IP Anda: 35.175.191.168